Come scegliere il software di messaggistica aziendale: 10 domande da porsi

Avete preso una decisione: dovete utilizzare un servizio di messaggistica aziendale. Ma ora dovete scegliere il software di messaggistica aziendale che vi permetterà di comunicare con i clienti in modo efficace.

Valutare un software per la propria azienda è sempre un compito difficile. Se si guarda ai siti di recensioni di software come Capterra e G2, appaiono molti servizi di messaggistica di testo aziendale. Tuttavia, non è possibile valutarli tutti.

Come si fa a restringere il campo? È fondamentale porsi le domande giuste per essere sicuri che il software di messaggistica aziendale finalmente implementato sia adatto alle esigenze e agli obiettivi della vostra azienda.

Ecco le domande da porsi quando si decide il software di messaggistica da utilizzare per la propria azienda.

Cosa considerare prima di acquistare un software per gli SMS aziendali

1. Il fornitore di software ha esperienza nella messaggistica di testo?

Sebbene sia una domanda ovvia da porsi, è importante scegliere un fornitore di software che conosca bene i dettagli della messaggistica di testo per le aziende.

È necessario un partner esperto che possa guidare la vostra azienda verso il successo con funzioni e capacità completamente sviluppate. Le startup con prezzi estremamente bassi possono sembrare allettanti in superficie, ma le loro tecnologie sono spesso inferiori a quelle di fornitori di software affermati con diversi anni di esperienza nella messaggistica di testo. Scegliendo un fornitore di software esperto per la messaggistica aziendale, vi sentirete sicuri che la piattaforma è affidabile e realizzata per soddisfare le vostre esigenze.

Diffidate dei fornitori di software che mirano solo a vendere. Una volta iniziato l'incontro con i fornitori di software, ascoltate cosa dicono sulla loro storia con gli SMS aziendali.

2. Altre aziende dello stesso settore hanno utilizzato questo software per gli SMS aziendali?

La conoscenza del vostro settore e l'esperienza con altre aziende del settore sono fondamentali, perché non tutti i settori sono uguali. Se trovate un fornitore di software che ha avuto successo con altre aziende del vostro settore, vi sentirete molto più tranquilli.

L'esperienza nello stesso settore indica che il fornitore di software conosce già il funzionamento di un'azienda come la vostra e il percorso tipico del cliente. Per il fornitore di software sarà semplice definire le modalità di interazione con i clienti attraverso i messaggi di testo.

Siete preoccupati che i vostri concorrenti possano utilizzare lo stesso software di messaggistica aziendale? Non dovrebbe essere una vera preoccupazione. Dopo tutto, una parte significativa del vostro stack tecnologico oggi è probabilmente utilizzata anche dalla concorrenza. Scegliete un fornitore di software che esamini la vostra attività con una lente unica per progettare una strategia in grado di servire al meglio i vostri clienti.

3. Posso iscrivermi a una prova gratuita per inviare e ricevere subito messaggi di testo?

Le prove gratuite sono sempre vantaggiose: durante la scelta di un fornitore di software, una prova gratuita vi permette di valutare un servizio di messaggistica di testo aziendale e di prendere una decisione d'acquisto informata.

Le dimostrazioni di vendita sono valide e non dovrebbero essere scartate, ma non è possibile utilizzare il prodotto in prima persona per familiarizzare con l'interfaccia utente, le funzioni specifiche e le reazioni dei clienti. Naturalmente, le demo di vendita nascondono anche potenziali carenze che potrebbero deludervi. Se è disponibile una prova gratuita, è molto meglio approfittarne piuttosto che limitarsi a guardare una demo di vendita e prendere una decisione di cui ci si potrebbe pentire in seguito.

Immaginate di dover acquistare un'auto: comprereste un'auto nuova senza averla provata? Probabilmente no. Se state acquistando un software di messaggistica per l'azienda, abbiate una mentalità simile.

Il processo di vendita a volte è pieno di promesse che non possono essere mantenute, e l'unico modo per scoprirlo è quello di entrare personalmente nel prodotto, in modo da essere sicuri che sia esattamente quello di cui si ha bisogno.

4. È possibile integrare questo software per gli SMS aziendali con il CRM, il PMS o qualsiasi altro tipo di sistema interno?

Se i messaggi di testo sono il veicolo della vostra azienda per la comunicazione con i clienti, i dati sono il suo carburante. Indipendentemente dal modo in cui si intende utilizzare i messaggi di testo aziendali, la comprensione dei clienti è importante per avviare conversazioni pertinenti.

Cercate un fornitore di software che si integri con il vostro strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per incanalare i dati in modo da personalizzare e semplificare la comunicazione. I dati del CRM aiutano l'azienda e il personale a rispondere rapidamente alle richieste di informazioni, sapendo quali clienti sono in contatto e la loro storia con il marchio.

Di conseguenza, le risposte sono personalizzate per soddisfare le aspettative e hanno un tocco di personalizzazione in più perché il vostro servizio di messaggistica aziendale riconosce chi c'è dall'altra parte della conversazione.

Gli hotel, ad esempio, si rivolgono a un sistema di gestione delle proprietà (PMS) come HotSOS di Amadeus Hospitality per indirizzare senza problemi le richieste ricevute via SMS ai reparti appropriati e soddisfare le richieste in modo più rapido ed efficiente.

5. Il software di messaggistica aziendale offre funzioni e capacità di automazione?

I messaggi di testo sono un modo diretto e personale di interagire con i clienti, ma per stare al passo è necessario disporre di funzioni e funzionalità di automazione. L'automazione consente all'azienda di elaborare e rispondere facilmente alle domande e alle richieste più comuni dei clienti senza che sia necessario l'intervento di un dipendente.

Nella ricerca di un servizio di messaggistica aziendale, dovrete scegliere una piattaforma che offra risposte automatiche utilizzando non solo le parole chiave, ma anche l'intento. Se limitate le risposte automatiche alle sole parole chiave, i clienti potrebbero non ricevere esattamente ciò che si aspettano. L'intento, invece, significa che il software di messaggistica aziendale utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per comprendere il contesto della richiesta del cliente.

In generale, si risparmierà tempo all'azienda e al personale per l'invio manuale di messaggi che possono e devono essere automatizzati.

Chiedete a ogni fornitore di software che state valutando di spiegarvi come funzionano le loro funzioni e capacità di automazione, in modo da poter vedere il potenziale per la vostra azienda in azione. Assicuratevi anche che l'intelligenza artificiale faccia parte della piattaforma che scegliete.

6. Il software di messaggistica aziendale si integrerà anche con le app di messaggistica di terze parti?

Facebook Messenger e WhatsApp sono popolari quasi quanto gli SMS e gli MMS in alcune parti del mondo. Più di 1 miliardo di utenti sono attivi su ciascuna piattaforma, quindi non c'è dubbio che oggi le persone amino usare le app di messaggistica basate su Internet. Consentendo ai clienti di farlo, si espande la portata e il coinvolgimento del vostro marchio. La possibilità di integrarsi con Facebook Messenger e WhatsApp è importante perché consente al personale di gestire tutte le conversazioni basate sui messaggi da SMS, MMS e da entrambe le app di messaggistica di terze parti in un unico luogo, invece di dover passare da una piattaforma all'altra contemporaneamente.

7. È prevista una formazione o un'assistenza per iniziare?

Scegliete un partner, non un fornitore. I fornitori di software orientati al successo dei clienti vi aiutano in ogni fase del processo. Dalla configurazione iniziale all'assistenza continua, assicuratevi che il partner scelto per gli SMS aziendali sia presente ogni volta che ne avete bisogno.

8. Qual è il prezzo di questo software per gli SMS aziendali?

I prezzi variano molto probabilmente tra tutti i fornitori di software di messaggistica aziendale con cui si parla. La cosa più importante da scoprire è la modalità di addebito e l'eventuale presenza di costi nascosti.

I prezzi degli SMS aziendali si basano in genere sul volume dei messaggi di testo e sul numero di utenti che hanno accesso al servizio con tutte le funzioni e le funzionalità incluse. Tuttavia, alcuni fornitori di software applicano tariffe per le funzioni e le funzionalità aggiuntive.

Assicuratevi che i fornitori di software con cui parlate spieghino chiaramente la loro struttura dei prezzi, in modo da evitare costose sorprese ad ogni fatturazione. Sapete se state ottenendo un prezzo all-in-one a tariffa fissa o se eventuali variabili possono portare a una fluttuazione dei prezzi.

9. Il software di messaggistica aziendale è in grado di adattarsi alla crescita della mia azienda?

Ogni azienda desidera crescere, sia che si tratti di aprire nuove sedi o di entrare in nuovi mercati. La capacità di un servizio di messaggistica di testo aziendale di scalare con la vostra azienda è importante, poiché potreste superare le altre piattaforme e dover passare a un fornitore di software più adatto alle imprese.

La collaborazione con un fornitore di software che ha esperienza con aziende di grandi dimensioni oltre che con le startup suggerisce che è in grado di gestire un volume di messaggi maggiore con un'infrastruttura stabile.

10. Come faccio a convincere i miei clienti ad accettare i messaggi di testo?

Spesso le aziende desiderano implementare la messaggistica di testo per i clienti, ma si preoccupano di infrangere le leggi. In breve, esistono diversi modi per ottenere il permesso dei clienti di inviare loro messaggi di testo.

Chiedete ai vostri clienti di compilare un modulo, oppure utilizzate l'outreach manuale durante una telefonata, un'e-mail o una live chat.

Sebbene questi siano solo alcuni dei modi per far sì che i clienti optino per i messaggi di testo, un fornitore di software esperto vi offrirà una guida completa da seguire passo dopo passo per iscrivere facilmente i clienti.

Scegliete una piattaforma di invio di SMS aziendali con esperienza

Sapere esattamente cosa cercare in un software di messaggistica aziendale non è facile, ma le domande da porre a qualsiasi fornitore di software durante la ricerca della soluzione migliore dovrebbero avvicinarvi al traguardo. Invece di ascoltare promesse vuote, discutete gli argomenti esposti sopra e fate in modo che il fornitore di software si guadagni la fiducia della vostra azienda.

Medallia Concierge è un servizio di messaggistica aziendale con oltre 2.000 clienti nei settori della sanità, dell'ospitalità, della ristorazione e in altri settori che si affidano ai messaggi di testo per aumentare la soddisfazione dei clienti e la crescita dei ricavi. Come piattaforma per servire i clienti, ottimizzare i processi e far crescere il business, Medallia Concierge è pronta a fornire esperienze che differenziano il vostro marchio dalla concorrenza.