Data de vigência
Esta política entra em vigor em 9 de setembro de 2016

POLÍTICA DE VIAGENS

Objetivo da política
Esta política estabelece determinadas regras e procedimentos com relação à ocorrência e ao reembolso de despesas relacionadas a viagens e compras. Um dos principais objetivos desta política é que os Medallians sempre pensem como proprietários da Medallia. Todas as despesas comerciais pagas por ou em nome dos Medallians estão sujeitas a esta política. Todas as despesas comerciais precisam ser enviadas via Concur ou no formulário padrão de relatório de despesas da Medalliapara serem consideradas para reembolso.

Esta política se aplica a todos os Medallians em todo o mundo.

Processo de reembolso do cliente
Medallia enviará pedidos de reembolso de despesas, incluindo documentação de apoio adequada (recibos) ao seu cliente, sujeito ao acordo aplicável entre Medallia e o cliente. Medallia enviará esses pedidos de reembolso usando a ferramenta de reembolso de despesas identificada pelo cliente da Medallia.

Reserva de viagens

Medallia Travel só deve ser reservada se outros meios (por exemplo, equipe local, colaboração por vídeo, etc.) não puderem ser usados de forma eficaz. Viagem é definida como uma viagem (de avião, carro ou trem) que requer um pernoite.

Mesmo quando a viagem for necessária, o número de Medallians viajando deve ser mantido no mínimo (ou seja, um Medallian pessoalmente e todos os outros por vídeo ou telefone).

Sempre que aplicável, certifique-se de que todas as viagens sejam totalmente faturadas para o cliente apropriado.

Não faça reservas ou alterações diretamente com fornecedores de carros, hotéis ou companhias aéreas. Medallia tem cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana.
O site de viagens privado daMedallia, Concur Travel, é o único site de viagens na Internet permitido (não é permitido o hotels.com, Expedia, Travelocity, etc.). Se for encontrada uma tarifa mais baixa on-line, os Medallians devem entrar em contato com Medallia Travel para verificar se a tarifa é válida no momento e se pode ser igualada.

TODAS AS ORGANIZAÇÕES DE VIAGENS PARA AÉREO, FERROVIÁRIO, HOTEL, ALUGUEL DE CARRO E SERVIÇO DE CARRO DEVEM SER FEITAS ONLINE ATRAVÉS DO PORTAL DE VIAGENS CONCUR (disponível para as Américas e APAC) OU ATRAVÉS DO AGENTE DE VIAGENS PREFERIDO DA MEDALLIA

Os Medallians que precisam reservar suas viagens por meio de uma agência de viagens do cliente (conforme contrato) devem encaminhar seus itinerários completos à Medallia Travel ANTES da viagem.

Para as Américas e APAC:
Ferramenta de reserva on-lineMedallia Concur Travel https://www.concursolutions.com/home.asp
Para obter assistência do agente, entre em contato: E-mail geral - medallia
Ligação gratuita para os EUA: +1 877-673-5170. O mesmo número gratuito é usado para assistência emergencial 24 horas (noites, finais de semana, feriados)
Telefone não gratuito: +1 415-914-7423. O mesmo número é usado para chamadas internacionais de Assistência de Emergência 24 horas

Para EMEA:
Escritório: +44 207 091 7981 | Fax: 0845 504 0746
www.corptraveller.co.uk

Transporte aéreo

Os viajantes devem aceitar a menor tarifa lógica (Lowest Logical Fare, LLF) na classe econômica, usando voos sem escalas, que atendam às suas necessidades de viagem de negócios dentro de um período de tempo razoável.

A tarifa lógica mais baixa é definida como tarifa:

• Normalmente, dentro de um intervalo de 2 horas (12 horas para voos intercontinentais) do horário de voo desejado
• Economiza para a empresa pelo menos o equivalente a US$ 150 ou mais do que os voos sem escalas solicitados, independentemente da companhia aérea
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Transporte terrestre

Aluguel de carros

Medallia apenas veículos de tamanho médio; caso haja três ou mais funcionários da Medallia viajando juntos, será possível reservar um carro maior, de tamanho normal. Recomenda-se compartilhar o carro sempre que possível.

• O seguro adicional deve ser recusado, pois está coberto por nossa política corporativa.
• Faça todos os esforços razoáveis para devolver o carro alugado com o tanque de combustível cheio. As taxas de reabastecimento cobradas pelas empresas de aluguel de carros e de compra de FPO (opção de compra de combustível) geralmente são muito mais altas do que o custo do combustível comprado em outro lugar.
• Os sistemas de Navegação por Satélite de Posicionamento Global (GPS) podem ser alugados quando absolutamente necessários (ou seja, um funcionário dirigindo em um país não nativo seria considerado razoável, etc.) e devem ser evitados em outros casos.
• Os Medallians devem se registrar no Avis Wizard e/ou no Budget Rapid Rez, que oferecem serviço rápido ao retirar um carro. Ao preencher o perfil do fornecedor do carro, certifique-se de recusar todos os seguros, FPO (opção de compra de combustível), GPS e rádio por satélite.
• Qualquer Medallian pode dirigir um carro alugado a negócios da empresa, independentemente do nome sob o qual o carro foi alugado.
• Imprima o cartão do seguro de automóvel e leve-o sempre com você

Acidentes com carros alugados

Respeite os costumes e as leis locais e, se necessário, preencha um boletim de ocorrência. Caso alguém precise de atendimento médico, cuide dessa pessoa em primeiro lugar. Certifique-se de preencher um relatório de acidente junto à locadora do veículo e notifique a Medallia Travel sobre o acidente em até 24 horas.

Lembre-se de dirigir com cuidado e responsabilidade, portando sua carteira de motorista válida e o comprovante de seguro da Medallia.

Acomodações em hotéis

Ao visitar os escritórios Medallia

Medallia negociou tarifas corporativas em locais frequentemente visitados. Elas devem ser usadas quando você estiver visitando o escritório Medallia ou a área imediata. Se precisar se hospedar na mesma cidade, mas não nas imediações do escritório Medallia , consulte a seção abaixo.

Os viajantes devem selecionar um hotel de menor custo com preço dentro do seguinte limite de USD (custo em USD por noite antes dos impostos):

Américas:

• A maioria dos destinos - US$ 200
• Grandes cidades (por exemplo, centro de Denver, Filadélfia, Seattle, Austin, Vancouver, etc.) - US$ 250
• SF/Palo Alto, Los Angeles, Boston, Washington, Chicago, Honolulu - US$ 300
• Nova York - US$ 400

EMEA: 

• A maioria dos destinos - US$ 300,00. Londres - US$ 400,00

APAC: 

• A maioria dos destinos - US$ 300

Observação: esses são limites, não uma tarifa sugerida - os Medallians são incentivados a escolher hotéis de nível médio na área (Hilton Garden Inn versus Hilton com serviço completo ou Courtyard versus Marriott ou Renaissance, que fazem parte da mesma rede de hotéis)

• É necessária a aprovação prévia do Diretor de Programas de Viagens Corporativas para hotéis que custem mais do que as diretrizes acima. Além disso, os viajantes devem obedecer às seguintes políticas para garantir despesas razoáveis de acomodação.
• As reservas de hotel devem ser garantidas em um cartão de crédito pessoal/empresarial e pagas no momento do check-out. Os Medallians devem enviar as despesas de hotel por meio do Concur Expense (exceto na Argentina).
• Da mesma forma que a seleção da companhia aérea, o programa de hóspedes frequentes de um hotel não deve afetar sua seleção, mas você pode usar os pontos gerados durante a viagem de negócios para uso pessoal. O uso de prêmios de programas de hóspedes frequentes não é reembolsável.
• Os Medallians podem aceitar upgrades de quarto gratuitos (a partir do quarto/taxa padrão) oferecidos pelo hotel, desde que não haja custo adicional para a Medallia .
• Não recomendamos a reserva de tarifas não canceláveis/não reembolsáveis em um ambiente corporativo, a menos que a viagem ocorra dentro de 24 a 48 horas. Há um alto risco de cancelamentos/alterações de viagens, o que resulta em uma cobrança sem a estadia real no hotel. Essas reservas não são reembolsáveis, a menos que haja um motivo comercial convincente para fazer uma reserva não reembolsável (por exemplo, eventos raros que exigem reservas com meses de antecedência).
• O Medallian é responsável por quaisquer encargos de cancelamento ou não comparecimento causados pelo fato de não ter ligado para o hotel antes de qualquer período de cancelamento previamente informado, a menos que haja um motivo comercial ou pessoal convincente.
• Se você estiver participando de um evento organizado por alguém de fora da Medallia , faça a reserva conforme as instruções do terceiro e, antes da partida, forneça as informações/confirmação do hotel à agência preferida Medallia . A agência o adicionará ao seu itinerário para que Medallia possa coletar todos os dados da viagem e rastreá-lo em caso de emergência.
• Se estiver visitando um cliente que tenha uma tarifa especial negociada, forneça essa informação à Medallia Travel. A reserva será feita em seu nome e adicionada ao seu itinerário para acompanhamento.
• Hotéis reservados por meio de métodos como Hotels.com, Priceline, Orbitz, etc. são considerados fora da política e podem estar sujeitos a não reembolso.

Viagens de trem

Todas as viagens ferroviárias domésticas (dentro de um mesmo país) e internacionais (de um país para outro) devem ser na Classe Padrão. As viagens de trem devem ser reservadas pela Medallia , quando disponível (EUA, Canadá, Reino Unido).

Refeições e entretenimento

Refeições de viagem (individuais)
Os custos razoáveis incorridos com refeições consumidas a trabalho, inclusive durante o trajeto de ida e volta ao seu destino, são reembolsáveis, incluindo impostos e gorjetas.

• Os custos de refeições de até um total de US$ 95 por dia são reembolsáveis (incluindo impostos e gorjetas).
• As gorjetas não devem exceder o que é normal e costumeiro para o país em que você está viajando e devem ser de 20% ou menos do preço da refeição.
• As refeições serão reembolsadas pelos valores reais pagos, pois não se trata de uma ajuda de custo ou diária.
• São necessários recibos para todas as refeições individuais acima de US$ 25,00.
• Se a diretriz de refeições diárias for excedida, o excedente será deduzido de seu relatório de despesas.
• A conta detalhada do hotel pode funcionar como um recibo para refeições (individuais) feitas durante a viagem, se cobradas no quarto

Refeições de negócios e entretenimento (vários participantes)

Refeições de negócios são refeições realizadas com clientes ou outras partes externas com o objetivo de fortalecer o relacionamento comercial entre Medallia seus clientes ou fornecedores.

• O Medallian mais antigo presente deve pegar o cheque e solicitar o reembolso.
• Os custos de entretenimento não devem exceder US$ 150/pessoa por evento.
• As gorjetas não devem exceder o que é normal e costumeiro para o país em que você está viajando e devem ser de 20% ou menos do preço da refeição nos EUA.
• O entretenimento deve estar dentro dos limites do bom gosto, da moderação e dos requisitos legais, e excluir o entretenimento luxuoso, excessivo ou inadequado.
• O entretenimento de funcionários do governo por Medallians deve ser aprovado com antecedência pelo Departamento Jurídico.

Para fins fiscais, é necessário justificar que esses tipos de despesas foram incorridos durante a condução dos negócios Medallia . Dessa forma, as informações a seguir são necessárias ao enviar um entretenimento.

• Data, local e valor da despesa
• Nome da empresa, nome do indivíduo e título de cada participante
• Descrição do entretenimento
• Objetivo comercial
• São necessários recibos reais. Extratos de cartão de crédito não são suficientes para o reembolso.

Combinando viagens de negócios e viagens particulares

Viagens de negócios e viagens particulares podem ser combinadas, desde que não haja custo adicional para Medallia. Qualquer parte da viagem de negócios que seja de caráter particular deve ser comunicada ao gerente imediato e Medallia antes da reserva da viagem.

Medallia Travel identificará a parte incremental da viagem que representa atividades pessoais durante o processo de reserva. O custo incremental da parte da passagem aérea pessoal (alterações no bilhete original, escala adicional, datas de viagem diferentes, taxas de transação extras cobradas pela agência) da viagem será calculado e documentado por um agente. Isso também se aplica a viagens faturáveis.

Quaisquer diferenças na tarifa aérea devido a viagens pessoais serão identificadas para o funcionário. O funcionário é responsável por essa diferença de tarifa e precisará reembolsar Medallia concordando em ter o valor deduzido diretamente do próximo contracheque ou preenchendo um cheque para a Medallia com o valor total devido dentro de uma semana após a emissão da passagem.

Qualquer custo adicional da parte pessoal, como noites extras de hotel, aluguel de carro adicional, refeições e dias extras de estacionamento no aeroporto, deve ser pago diretamente pelo funcionário e não pode ser enviado por meio do Concur Expense. Observe que a parte pessoal do tempo de aluguel não é coberta pelo seguro Medallia . O funcionário deve certificar-se de que seu seguro de automóvel pessoal responderá por qualquer perda.

Despesas com cônjuge, parceiro ou família são despesas pessoais e não serão reembolsadas, a menos que sejam pré-aprovadas pela Liderança como parte de um evento patrocinado Medallia .

Lista de despesas não reembolsáveis

A seguir, exemplos de despesas não pagáveis/não reembolsáveis. Essa lista não inclui todas as despesas.

• Taxas de associação ao Airline Club
• Contas médicas, prescrições, remédios de venda livre, vitaminas ou serviços médicos, exceto em caso de emergência durante uma viagem de negócios e não cobertos pela cobertura médica do funcionário. As vacinas necessárias para viagens internacionais serão reembolsadas quando não forem cobertas pelo seguro regular.
• Taxas de caixas eletrônicos e taxas bancárias associadas
• Lavagens de carros
• Lavanderia/limpeza a seco durante viagens com menos de sete dias corridos
• Taxas de cancelamento (quando não forem devidas a circunstâncias inevitáveis e quando tiver sido feita uma tentativa razoável de evitar as taxas)
• Vestuário
• Custos de deslocamento de/para a residência e o local normal de trabalho
• Cuidados com dependentes (babá, creche e cuidados com animais de estimação)
• Despesas familiares/parceiros incorridas por cônjuges, filhos, parentes
• Despesas que foram ou serão pagas ou reembolsadas por uma fonte externa
• Multas ou bilhetes resultantes de infrações de trânsito, estacionamento ou outras infrações
• Taxas de golfe (exceto quando fizerem parte do entretenimento da empresa)
• Acesso à Internet em casa
• Despesas com frigobar no hotel
• Seguro (incluindo vida, acidentes, prêmios de seguro de voo e seguro de viagem pessoal)
• Bens perdidos, quebrados ou roubados (incluindo passagens aéreas irrecuperáveis, cheques de viagem, etc.)
• Bagagens ou pastas (inclusive malas/pacotes para laptop)
• Jornais, revistas, livros
• Materiais de escritório (e itens que não foram pré-aprovados ou pedidos por meio de operações)
• Despesas com cartão de crédito pessoal (encargos financeiros/juros, taxas anuais de associação e/ou encargos de atraso associados a cartões de crédito pessoais)
• Entretenimento pessoal (jornais, filmes ou videogames no quarto, livros, revistas, eventos esportivos)
• Higiene pessoal (engraxar sapatos, cortar o cabelo, produtos de higiene pessoal, cosméticos, etc.)
• Software, hardware, acessórios
• Gorjetas superiores a 20% da despesa
• Upgrades para viagens (incluindo companhias aéreas, hotéis e aluguel de carros)